Un informe publicado recientemente por Check Point y Dimensional Research ha constatado que el 71% de los profesionales de TI reportan incrementos sustanciales de atención a amenazas cibernéticas desde que empezó la crisis sanitaria, más específicamente pishing (55%), páginas engañosas que “ofrecen información” sobre la pandemia (32%), así como malware (28%) y ransomware (19%).

La necesidad de proteger la salud de las personas nos orilló a tomar medidas rápidas, y a veces también algo improvisadas, con el objetivo de mantener la actividad de nuestras empresas lo más normal posible. Sin embargo, personas maliciosas vieron en esta situación una oportunidad de oro ya que la información fue sacada, prácticamente de golpe de los ambientes estables y seguros en los que la manejábamos.

De acuerdo con el estudio que te acabamos de presentar los tres principales desafíos a los que se enfrentaban y aún se están enfrentando los líderes y profesionales de TI son:

• la generación de puntos de acceso remoto seguro para los empleados (56%)
• la necesidad de soluciones escalables de acceso remoto (55%)
• y el hecho de que, durante el teletrabajo, los empleados están utilizando soluciones de TI en la “sombra”, con software, herramientas y servicios no probados (47%).

Estamos seguros de que en tu empresa hay preocupaciones similares, y que están trabajando todo lo posible por reforzar las medidas de seguridad, aunque como sabemos las soluciones pueden tomar algo de tiempo y una inversión monetaria significativa, pero eso no tiene que ser así, al menos no para atender el tercer punto.

En nuestros talleres y certificaciones de colaboración digital tratamos temas que tienen que ver fuertemente con este punto, enfocándonos en los hábitos en el manejo de la información.

Previo a la pandemia y antes del boom del teletrabajo ya identificábamos prácticas peligrosas en el manejo de la información y desafortunadamente algunos de nuestros clientes compartían con nosotros algunos casos terroríficos en los que estas malas prácticas (incluido el uso de soluciones “sombra”) estaban trayendo para ellos problemáticas como fugas de información e incluso perdidas de proyectos y económicas.

La buena noticia es que existe una solución de gran impacto, su aplicación es prácticamente inmediata y sobre todo está a tu alcance son: tus propios colaboradores.

Modificando los hábitos de colaboración podemos reforzar fuertemente la seguridad en el manejo de nuestra información y por eso hoy te queremos compartir 3 consejos sencillos que puedes aplicar de inmediato:

 

1. Facilita el aprendizaje

Piensa en esto ¿a qué plataforma recurres cuando quieres aprender algo?

Recordarás que uno de los principales desafíos es el que los colaboradores usan herramientas sombra, por ejemplo, WhatsApp ya que es una herramienta de rápido acceso y sencilla de entender y aquí encontramos un punto importante, muchos usuarios se resisten a usar las soluciones que la empresa ofrece por que resultan muy complejas y por ello migran a otras que si entienden pero que por obvias razones no suelen ser las más seguras. No basta con sólo indicar que “NO usen” dichas herramientas sino en dar motivos para que SI usen las que queremos.

Para ello el primer paso es buscar (generar) y facilitar el acceso a los recursos de aprendizaje de la herramienta. En nuestra experiencia dar manuales o guías de 20 hojas será lo que ahuyentará de inmediato la adopción.

¿Cuáles son las que mejor funcionan?

• Videos cortos.
• Infografías.
• Guías sencillas de pocos pasos.
• TIP´s que faciliten el uso de la herramienta.

Por supuesto también es válido usar las herramientas que ya están usando para distribuir estos recursos de aprendizaje y de esta manera convertirlos en trampolines para que migren a ambientes mucho más seguros.

En Un Día Extra (UDE) hemos utilizado a favor de la adopción la comunicación cercana desde y para los usuarios con el apoyo de materiales que favorezcan el aprendizaje dinámico y ágil.

 

2. “Reglas” que agilicen

Una vez que empiezas a generar o ya cuentas con tráfico en las plataformas y herramientas seguras que tu empresa ha validado es necesario que definas algunas reglas de interacción y uso, pero buscando agilizarlo, no entorpecerlo, por eso deben ser reglas sencillas y dinámicas para asegurar que se queden en estos ambientes seguros.

Por ejemplo, en nuestros talleres y en UDE fomentamos el uso de los espacios de almacenamiento de Microsoft Teams para dar orden y tener un acceso ágil a toda la información cuando colaboramos.

Todo DEBE estar en Microsoft Teams y debe ser almacenado con un sistema simple de “encarpetado”: por proyecto y enumerado de acuerdo con cómo se vayan creando los documentos/carpetas y en caso de requerirlo sus versiones.

 

La regla de oro, nunca usar el “versión final final.docx”, es una maldición. De este modo sabemos siempre donde está todo y tenemos noción de lo más reciente, por lo que no hay necesidad de usar ninguna otra herramienta (ni WhatsApp, y a veces ni siquiera el correo).

 

 

3. Aplicación útil

Este es tal vez, el consejo más importante que podemos darte y es de hecho el pilar de nuestros y proyectos de adopción de tecnologías y por supuesto de nuestros talleres. Adaptamos todo el contenido a la aplicación real y útil para las personas. Las personas usan lo que les funciona, y en nuestra experiencia el 90% de las veces no usan las herramientas que su empresa les ofrece simplemente porque desconocen que dan solución a muchas de sus necesidades.

 

La revolución tecnológica está presente y definitivamente estamos en un momento clave en el que el conocimiento y las buenas prácticas marcarán la diferencia para aprovechar este momento o abrir la puerta a situaciones desfavorables. No permitas que la información valiosa que se genera en tu organización quede desprotegida, generemos una cultura organizacional a la distancia que nos permita seguir cuidarte el conocimiento, esfuerzo y creatividad de las personas que conforman tu equipo.