La productividad se relaciona con hacer las cosas más eficientes. Generalmente se mide de manera sencilla dividiendo la cantidad de resultados obtenidos entre los recursos utilizados para tal efecto. En este sentido, se dice que una persona es más productiva si produce más resultados en menos tiempo y utiliza menos recursos que otra persona.
Mejorar la productividad, entonces, se trata de lograr más, trabajando menos. El problema es que nuestros ambientes de trabajo actuales parecen estar en contra. Todo el día estamos persiguiendo emergencias, atendiendo a reuniones, respondiendo correos, comunicándonos por múltiples canales (teléfono, WhatsApp, SMS, reuniones informales, etc.) y consumiendo y produciendo información a niveles que antes no se imaginaban.
Para mantenerte productivo hoy, requieres poner atención en la forma que enfrentas toda esa carga de información, pendientes y emergencias. Hoy, te quiero dar siete sencillos tips que pueden ser la diferencia entre salir temprano o trabajar en la noche; entre cumplir con tus objetivos a tiempo, o trabajar a última hora.
1 Aparta tiempo en tu agenda para trabajar sólo
Una de las mayores brechas de productividad personal se encuentra en el hecho de estar atendiendo múltiples temas al mismo tiempo. Los humanos, por naturaleza, no somos multitasking. Está demostrado que podemos perder hasta 40% de nuestro día trabajando en ambientes llenos de interrupciones. Para resolver esto, siempre coloca en tu agenda tiempo para trabajar sólo, en las tareas más importantes.
2 Usa una lista de pendientes
En los seminarios de productividad que ofrecemos siempre nos damos cuenta que uno de los medios favoritos de las personas para organizarse es anotar mentalmente sus pendientes. Hacer esto es muy peligroso, pues nuestra mente sólo tiene una capacidad limitada para recordar cosas urgentes. Ni la memoria de largo plazo, ni el inconsciente tienen mecanismos de alarma que nos recuerden el tiempo y espacio en que debemos realizar una actividad.
Utilizar una lista de pendientes es una solución sencilla para evitar olvidos.
3 Habla en vez de mandar correos
El correo electrónico se ha convertido en la herramienta favorita de muchas organizaciones para la comunicación. Hoy sirve no sólo de medio de comunicación, sino de sistema de evidencias, de ring de box, de control de ventas y muchos atributos más para los cuales no fue diseñado. El correo no está planeado para tener discusiones efectivas. Cuando un tema se torna difícil, te invito a tener una plática con los involucrados y resolver el tema rápidamente, en vez de generar una cadena de correos interminable en donde termina copiada casi toda la organización.
4 Usa tu tiempo de traslado para completar algunas cosas
Hoy, la mayoría vivimos en zonas donde el tiempo de traslado es alto. Independientemente de tu tipo de traslado, ese tiempo, puede ser muy útil para realizar algunas actividades como hacer llamadas, completar lecturas y pensar en la solución a problemas que tengas pendientes. Si sumas el tiempo de traslado a la semana, puedes juntar de 3 a 20 horas que antes no tenías disponible.
5 Reduce el tiempo de las reuniones a la mitad
Las juntas representan uno de los mayores huecos de productividad para las empresas. En encuestas que hemos realizado, las personas gastan en promedio de 2 a 3 horas en reuniones por día. ¡Eso significa pasar en promedio más de 500 horas anuales en reuniones! Una de las razones por las cuales las juntas no son productivas (entre otras que hemos encontrado) es que se calendarizan para 2 o 3 horas, lo cual genera que el tiempo se use de manera desordenada y sin objetivo. Te invito a leer nuestro artículo de como tener reuniones de 30 minutos
6 Genera recesos continuos
Una persona puede mantener la concentración sin problema por períodos que van desde los 30 hasta los 120 minutos. Dependiendo de tu límite de concentración, te recomiendo que tomes un receso entre cada período de trabajo de 5 a 10 minutos. Eso te permitirá no sólo descansar un poco, sino ordenar de nuevo tus ideas y generar energía para continuar.
7 Mantén un espacio de trabajo limpio
Cuando las personas dejan papeles, folletos u objetos por diversos lugares de su escritorio (si, también el de la computadora cuenta) es para un solo propósito: recordar que tienen que hacer algo con ese documento o información. Y efectivamente, esos recordatorios cumplen su propósito a cabalidad: una vez que te propones iniciar tu trabajo, esas montañas de documentos y objetos en tu espacio de trabajo comienzan a recordarte que tienes otros pendientes que atender y por lo tanto, se genera una distracción inmediata. Te recomiendo mantener limpio tu espacio de trabajo para mantenerte concentrado en lo importante.
Sigue estos tips para incrementar tu productividad y mantenerte fuerte en el logro de resultados en tu vida y tu trabajo.
Escrito por Hugo Garcia Morales.
Director Un Día Extra
