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La administración de proyectos es una de las actividades clave para hacer realidad los procesos de transformación en las organizaciones. Es a través de los proyectos, que se ejecutan las estrategias y planes de innovación, reestructura y optimización entre otros.

Sin embargo, también es sabido que la administración de proyectos es una de las profesiones que requiere más especialización y experiencia. Aquellos que hoy tienen el honor de llevar esa profesión (de manera forma o informal) se han enfrentado a un conjunto de retos que escapan por mucho lo que estudiaron sobre proyectos. Platicando con un buen colega que tiene bastantes años de experiencia en el ramo me comentaba que para ser buen administrador de proyectos se requería ser psicólogo, político, mediador y hasta actor en algunos casos. No era suficiente con ser rígido con los planes y entregables: te tienes que convertir en un impulsor.

“People don’t resist change. They resist being changed!”
Peter Senge

Uno de los retos más importantes que impone un proyecto tienen que ver con el hecho de que lo que se genera es cambio: es decir hay un antes y un después.  Y cuando se trata de cambio, asegurar que las personas se suben a ese tren, es de los puntos más difíciles.

Es más, a pesar de que las personas completaron sus tareas en tiempo, asistieron a los entrenamientos y los directores revisaban avances, el verdadero valor no se obtiene, pues las personas no se involucran en el cambio después del proyecto.

Desde el punto de vista de proyectos, ¿hubo éxito?, probablemente. ¿Desde el punto de vista de cambio, ¿hubo éxito? Probablemente, no.

¿Cuándo se debe considerar que un proyecto termino?

Desde el punto de vista más tradicional, un proyecto es exitoso después de su planeación, construcción e implantación. Sin embargo, un diferenciador clave entre un proyecto culminado y unos verdaderamente exitoso es el hecho de que todos los usuarios adoptan el cambio, y la implementación provee beneficios visibles a la organización. En otras palabras, el proyecto se vuelve exitoso cuando pasa de ser un costo (gasto) a un generador de ganancias.

En este sentido, se convierte en una buena idea, contar con habilidades de administración del cambio. No sólo en la última etapa del proyecto, sino a lo largo del proyecto.

No tomar en cuenta la parte social, es como el típico ejemplo de querer mejorar tu salud. Compras la ropa, la bicicleta y hasta eliges la ruta, pero sólo sales a rodar un par de veces. La bicicleta y toda la inversión adicional sólo sirven como un accesorio más, pero no cumplió su cometido.

¿Qué puede ayudar a impulsar el cambio?

Los especialistas en administración del cambio tienen como misión lidiar con el lado social de los procesos de cambio. Dentro de su kit de herramientas, cuentan con modelos y técnicas para poder impulsar de manera más certera los manejos sociales de individuos y grupos (stakeholders). Desde su punto de vista, es importante entender no solo el cambio como tal, sino los momentos que se viven emocionalmente y las transiciones.

 

Claves para que un proyecto contemple un proceso de cambio

Aquí te comparto algunas ideas para comenzar a incluir administración del cambio en tus proyectos

1. Genera un mapa de los diferentes afectados por el cambio (Stakeholders)

A lo largo del proyecto, diversos grupos serán afectados. Estar preparado para cada grupo es clave.

2. Asegura tener un mapa de impactos y beneficios de cada grupo de stakeholders.

Cada grupo es afectado de manera distinta. Esto te permitirá ser más empático con las necesidades y objeciones a lo largo del proyecto.

3. Involucra a los líderes para que sean ejemplo del cambio

Los líderes pueden ser los mejores patrocinadores o los peores detractores. Asegúrate de tener claro el nivel de compromiso que se requiere de ellos, más allá de revisar el estado del proyecto.

4. Siempre pon como objetivo, el hecho de hacer hacer obsoleto lo anterior

El proyecto, como lo expresamos, no culmina con la implantación, termina con el cambio.

5. Comunica que más que un proyecto, se busca un cambio

A las personas les gusta ser parte de aquello que genera éxito. Genera objetivos más integrados en el proyecto.