Son las 11 de la mañana, apenas saliste de una junta y de arreglar un problema, y estás dispuesto a sentarte en tu lugar para por fin poder avanzar un poco con tus pendientes. No acabas de sentarte cuando en menos de dos minutos (sí, pareciera que te están vigilando) llega un compañero y te dice la famosísima frase “¿Tienes un minuto?”. Para empezar, sabes que no será un minuto, y adicionalmente, seguro trae un tema que te distraerá.
Como el ejemplo del párrafo anterior, existen muchos más: apenas estás preparándote para trabajar y de todos lados vuelan las distracciones: suena el teléfono, te llegan correos, te contactan por whatsapp…
El resultado es que te dan las 5 de la tarde y no has podido avanzar ni siquiera en tu primer pendiente de día. Habías planeado en la mañana lo que tenías que hacer y con tanta interrupción, no pudiste avanzar. La única forma de terminar será la de siempre: tendrás que trabajar después de la hora de salida.
Este efecto es muy común en las organizaciones y se ha convertido en una cultura: todo mundo está interrumpiendo a toda hora, y todo es urgente, de hecho muy urgente. Esto ha llevado, incluso, a que las personas crean que trabajan mejor en la noche; la realidad es que no es la mejor hora para trabajar, pero definitivamente es la hora cuando ya nadie te interrumpe y por fin puedes concentrarte.
Cada organización es diferente, pero hemos encontrado similitud entre los factores que propician este tipo de culturas donde se generan muchas interrupciones y que no te permiten concentrarte en tu trabajo. Hoy, quiero platicarte sobre algunas técnicas que te permitirán mantenerte productivo aun cuando los demás estén interrumpiendo constantemente.
1. Aprende a decir no
Una de las formas más sencillas de mantenerte enfocado en tus prioridades es aprender a decir no. En muchas organizaciones con las que hemos participado nos han comentado que decir no es mal visto, pues es sinónimo de una mala actitud de servicio. Lo que nosotros les hemos enseñado es que dar une negativa es fácil siempre y cuando tengas claros tus objetivos: si logras explicar claramente porque tus actividades planeadas son más prioritarias, no será necesario buscar pretextos o parecer negativo. Por el contrario, si tus objetivos no son claros, decir no te dará una mala imagen.
2. Siempre ten a la mano tu lista de pendientes
Una de las razones por las cuales atiendes interrupciones todo el día tiene que ver con el hecho de no tener a la mano tu lista de pendientes. Si en el momento que alguien llega a pedirte algo, tú no tienes claro lo que tienes que completar de manera prioritaria ese día (o en ese momento), con gran probabilidad atenderás la interrupción. Por otro lado, si tienes a la vista la lista de cosas que tienes por hacer, cuando alguien llegue a pedirte apoyo, podrás tener una mejor capacidad de decidir si lo atiendes en ese momento o después.
3. Busca un lugar para trabajar donde no te interrumpan
Las empresas hoy han propiciado los espacios abiertos de trabajo. Si bien, esos ambientes si propician la colaboración (y la reducción de costos en espacio), también es cierto que generan un mal ambiente para concentrarse. Si te encuentras en este caso, busca la forma de trabajar de manera aislada por algunos períodos del día. Puedes buscar una sala de juntas desocupada, puedes ir a la cafetería o si tu empresa tiene política de trabajo desde casa, definitivamente aprovecha esa ventaja.
Con estas pequeñas recomendaciones, podrás mejorar tu productividad aun cuando los demás siempre te busquen.
Escrito por Hugo García
Director Ejecutivo de Un Día Extra
