“Tengo una reunión con un cliente. Debo enviar este reporte antes de la 6 y no lo he terminado. Y además me agendaron una junta en 10 minutos…”
¿Te ha pasado?
A nosotros sí, y sabemos que a muchos líderes y sus equipos también. En muchas ocasiones podemos encontrarnos en situaciones en las que las responsabilidades superan la capacidad.
No se trata de incompetencia, todo lo contrario. En numerosos casos, y con base en nuestra experiencia, podemos afirmar que los colaboradores que sobresalen en sus labores escalan con rapidez y los superiores naturalmente confían mayor número de responsabilidades.
Los números lo comprueban, alrededor del 56% de las organizaciones tiene niveles de riesgos altos y muy altos en cargas de trabajo y otro 54% en jornadas de trabajo superiores a la Ley por la necesidad de cubrir con las responsabilidades, esto de acuerdo con El estudio Norma 035: Desafíos y Oportunidades a dos años de su implementación de AON.
Sin embargo, más allá de una estadística son las vivencias de clientes, colaboradores o conocidos lo que nos permiten reconocer que este es uno de los principales retos y prioridades de las empresas, por lo que nos hemos dado a la tarea de identificar sus principales causas y proporcionarte herramientas de real utilidad para poner límites en el trabajo.
No supe decir “No”
Más común de lo que quisiéramos: un compañero, cliente o incluso nuestro jefe llega con más actividades que se apilan sobre pendientes pasados. ¿Cómo decir “no”? Una constante recomendación es tener claridad de los objetivos y aprender a descartar o posponer cualquier actividad que no tiene relación directa con el cumplimiento de dichos objetivos. Aunque también entendemos que no siempre es posible.
Ya sea por urgencia, autoridad o cualquier otro motivo, es aquí donde tus habilidades de negociación marcarán la diferencia. Prueba ofreciendo alternativas e interés en resolver o concretar las actividades, priorizando claro las de mayor relevancia
“Se me complica cumplir con esta actividad en este momento, si me das la oportunidad de realizarla más adelante podemos resolverlo.”
“Tal vez mi compañero ____ esté más capacitado para ayudar en esta tarea.”
“Entiendo que es importante, sin embargo, considero que concretar estas actividades primero podría ser más relevante para nuestros objetivos.”
No delegué / me cuesta delegar
Durante los proyectos en los que apoyamos a las organizaciones a desarrollar sus modelos de gestión y de desarrollo de liderazgo les compartimos un esquema en el que pueden visualizar de manera sencilla que como conforme van creciendo como líderes sus actividades deben centrarse más en la estrategia y menos en la ejecución.
Realizar esta transición puede ser complicado para algunas personas debido a que como líderes sentimos la necesidad de asegurar de primera mano que todo se ejecute con el rigor y excelencia necesarios. ¿Qué podemos hacer?
Asegúrate de tener un BackUp, una contraparte que conozca tus actividades y entienda las implicaciones de estas. Replica la confianza que otros líderes tuvieron en ti para que puedas enfocarte en la estrategia mediante el delegar y dar seguimiento.
Esta técnica funciona igual de bien entre compañeros. Cuando los miembros de un equipo conocen las actividades de otros y sus implicaciones es más fácil realizar una distribución más equitativa de la carga de trabajo.
Porque así se hacen las cosas en la empresa
La cultura organizacional es la guía que define el “cómo” de la gran mayoría de los procesos de una empresa, pero no siempre da claridad del “porque”.
¿Cuántas veces te has topado con el clásico “Así hacemos las cosas así”? Una respuesta claramente insatisfactoria ante ciertas prácticas, aún cuando se trata de hábitos que claramente no suman a la productividad.
Visibilizar los malos hábitos en la organización y presentarlos como una amenaza a la operación de la organización o incluso la estabilidad de los mismos colaboradores es el primero paso, así establecemos un sentido de urgencia que incentive el cambio de acuerdo con los modelos de gestión del cambio como el de Kurt Lewin.
Trabajar en ellos para cambiarlos o eliminarlos se debe convertir en una constante, sin embargo, modificar la cultura de la organización es una de las tareas más complejas a las cuales se enfrenta cualquier organización y requiere de múltiples acciones, así como de un proceso bien gestionado.Si te gustaría especializarte en este tema recuerda que contamos con una certificación completa en Change Management.
De esta manera podemos concluir que poner límites va más allá de decir “no”. Para mejorar el balance de vida y trabajo e impedir que las cargas de trabajo excesivas se conviertan en un obstáculo de la productividad, por que recuerda, ser realmente productivo significa lograr más con menos.
