Si preguntas a los empleados de una organización cuáles son las tres actividades que les consumen más tiempo, las respuestas más comunes son:
- El correo electrónico
- Las emergencias
- Las juntas
Nuestros estudios indican que una persona puede gastar en promedio más de 16 horas a la semana en reuniones. ¡Eso significa 40% del tiempo disponible para trabajar! Hemos tenido la oportunidad de estar presentes como observadores en reuniones típicas en muchas organizaciones y la experiencia ha sido de mucho aprendizaje.
Estos son algunos de los elementos típicos de una mala reunión:
- Se comienza tarde, porque los convocados no llegan a tiempo
- En lo que llegan todos, la plática es de cualquier tema, menos el de la reunión.
- Siempre hay alguien presentando, y los demás callados.
- Muchos están distraídos en sus dispositivos (contestando correos, Whatsapp o viendo Facebook)
- La discusión se desvía continuamente a temas alternos.
- Nadie anota.
- Hay continuas interrupciones (llamadas de teléfono, personas que tocan la puerta).
- Nunca se termina a tiempo.
Podemos continuar con la lista, y seguro en la sección de comentarios, nos podrás dar más ejemplos de las situaciones típicas de reuniones a las que asistes.
Es por esta mala experiencia que las personas odian asistir a reuniones. De hecho, se ven como un mal necesario.
¿Son necesarias las reuniones?
La respuesta es sí. Hay temas que deben discutirse entre varias personas que tienen información o puntos de vista diversos y una junta es el lugar adecuado para llegar a acuerdos únicos que permitan avanzar a mayor velocidad. Si quieres tener mejores reuniones, te comparto algunos consejos que han ayudado a las organizaciones con las que hemos trabajado:
Reduce el tiempo de la reunión a 30 minutos.
El efecto de tener menos tiempo para lograr algo, hace que nuestro cerebro se enfoque de mejor manera. Esto evita pensar que tenemos mucho tiempo disponible y que por lo tanto, lo podemos usar de manera laxa hablando de temas no relacionados o simplemente distraídos en otros temas.
Establece siempre el objetivo con la siguiente frase: “No salimos de esta reunión sin resolver…”
Usar esta frase ha sido uno de los mejores trucos que hemos podido dar a equipos de trabajo. Con esto, se establece de manera muy clara la expectativa por parte de quien convoca y se entiende de mejor manera el rol de cada participante.
Invita solamente a los que tomen decisiones.
Es común que en las reuniones se invite a personas sólo por si acaso, o para que se enteren. Recomiendo ampliamente no invitar a personas extras, que pueden alargar una discusión, y mejor utilizar minutas para informar el resultado de la reunión, así como pedir con antelación los datos que se utilizará para la toma de decisiones.
Establece un tiempo máximo para cada opinión.
En las reuniones, hay personas que tienden al protagonismo. Es muy sano establecer una regla que dé un tiempo máximo de opinión a todas las personas. Al principio es complicado, pero hemos visto que en poco tiempo, esto obliga a los participantes a dar sus comentarios de manera más estructurada y efectiva.
Estos son algunos de los TIPs que han ayudado a equipos a mejorar la efectividad de sus reuniones.
Si quieres conocer más, no dudes en contactarnos o consulta nuestra oferta de talleres disruptivos para el cambio de hábitos.
Escrito por: Hugo García Morales
