Lograr ser realmente productivos puede resultar complicado y un sueño idílico, sobre todo cuando la situación alrededor del mundo ha generado cambios drásticos en la manera en la que trabajamos. Nos vemos forzados a adaptarnos, aprender cosas nuevas y para muchos es abrumador verse invadido por una montaña de pendientes a las que constantemente se le suman nuevas actividades o que se deben poner en segundo plano momentáneamente por los llamados “bomberazos” que no hacen más que retrasar aun más nuestros planes de trabajo.
Si esto te suena familiar déjame decirte que de acuerdo con una encuesta de Zenger Folkman sentirse sobrepasado por el trabajo es una realidad que experimentan más del 64% de los líderes en niveles gerenciales o de supervisores, pero no es un mal exclusivo de ellos. Prácticamente la mitad de los colaboradores de las empresas (48% de los colaboradores individuales) están de acuerdo o totalmente de acuerdo con esta afirmación, y hay cifras similares en todos los niveles organizacionales.
Sabemos que esto puede ser un poco desalentador, pero como te hemos compartido siempre una de las claves de la productividad radica en tomar un respiro para analizar la situación y organizarte. Se dice fácil pero tu y yo sabemos que no lo es tanto, pues cuando hay tantas cosas por hacer es abrumador intentar averiguar por dónde empezar. Para apoyarte a tomar decisiones que impacten positivamente en tus resultados te compartimos un pequeño TIP para facilitar tu organización y priorizar tus actividades.
Distinguir entre urgente e importante
Aunque pareciera que son sinónimos y en ocasiones van de la mano, no siempre lo urgente es importante ni lo importante se presenta con calidad de urgente:
Niveles de urgencia
La urgencia es una cualidad que se adjudica a nuestras actividades en relación directa con el tiempo y por supuesto con la dimensión de la o las actividades.
Por supuesto que una de las maneras más sencillas para determinar el nivel de urgencia de las tareas es por sus deadlines o fechas de entrega: entre más cercanas más urgentes.
Sin embargo, también debes considerar que una actividad será más urgente si es más compleja pues probablemente te tomará más tiempo completarla. Así mismo, las actividades que no tienen fechas de entrega definidas con claridad nunca serán urgentes por lo que no es recomendable dejar actividades sin fechas compromiso pues podrías postergarlas indefinidamente.
Niveles de importancia
Por otro lado, el nivel de importancia de una actividad tiene relación con el impacto en los objetivos tanto tuyos, como del equipo y/o empresa, esta cualidad puede analizarse independientemente del volumen o dificultad de la actividad.
Una manera sencilla para distinguir su nivel de importancia es preguntándote si tienen relación directa con el cumplimiento de los resultados que se pretenden alcanzar, si la respuesta es “No”, naturalmente no es importante. De igual manera ayuda analizar la actividad en función de la gravedad de las consecuencias de no concretarse.
También considera si la actividad es el detonante o requisito de otras actividades tuyas o ajenas. Enumerar y tener claridad de la cadena de acciones previas o consiguientes de dicha actividad te dará visibilidad de la magnitud de las consecuencias de esa actividad, por ejemplo: “Sin este reporte, tal persona no puede hacer el análisis de tal cosa, y a su vez su equipo no puede generar su plan de trabajo …”
Anímate a preguntar a otras personas sobre lo que hacen después de que tu concretas tu parte, este ejercicio lo realizamos constantemente para, además de impulsar la productividad personal, dar visibilidad del valor y alcance de tareas que a veces parecen insignificantes, pero en realidad son muy importantes.
¿Por dónde empezar?
Tu tiempo es oro, y no puedes darte el lujo de desperdiciarlo por lo que una vez teniendo clara esta distinción entre urgente e importante puedes empezar a organizarte. Una herramienta muy útil es la propuesta por Alec Mackenzie (autor de “The Time Trap”), experto en teorías de administración del tiempo, y que nos permite clasificar nuestras tareas en 4 tipos:
- Urgentes e importantes: Al tener un gran impacto y fechas límite estas actividades siempre deben tener prioridad.
- No urgentes e importantes: Planifica adecuadamente la realización de estas actividades y respeta sus momentos para que el tiempo no las reclasifiques como urgentes
- Urgentes No importantes: Analiza a conciencia las consecuencias de estas actividades, para determinar si realmente son relevantes.
- No urgentes no importantes: Si sus consecuencias no son tan graves puedes retrasarlas o incluso no realizarlas.
Como ya te habrás imaginado debes priorizar aquellas que pueden impactar fuertemente en tus resultados, debes tener mucho cuidado en no dejar de lado lo importantes por pensar que hay otras que son demasiado urgentes, aprende a decir que no y siempre ten en mente tus objetivos como la guía fundamental para priorizar tus actividades.
