¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de documentos en tu vida personal o laboral? La falta de organización de documentos puede llevar al caos, afectando tu productividad y generando estrés. Esta situación no solo obstaculiza tu eficiencia, sino que también consume tiempo valioso. Además, el estrés de no poder localizar documentos importantes puede generar dificultades innecesarias en tu día a día.
¿Te imaginas un espacio organizado donde cada documento tiene su lugar? Con estos tips, experimentarás una transformación notable. Encontrarás lo que necesitas en un instante, eliminando la incertidumbre y mejorando tu eficiencia en el trabajo. La organización te permitirá enfocarte en lo importante, sin luchar contra el desorden.
OneDrive para mis documentos, Teams para los documentos del equipo.
Es importante entender la diferencia entre estas dos herramientas, ya que una permite almacenar y compartir los documentos que uso y genero de manera individual sólo para mí, mientras que, en Teams puedo crear y almacenar información que involucra a todo mi equipo.
Organiza tu pasado y tu presente.
Debo confesar que era de las personas que el escritorio de la computadora lo tenía abarrotado de carpetas y documentos hasta que una compañera me dio un tip infalible. Organizar la información en sólo dos carpetas: Presente y Pasado. En la carpeta de presente guardar el proyecto más reciente o todo lo que se ha ocupado en el último mes. Todo lo demás se puede colocar en la carpeta de pasado. Cabe mencionar que es importante hacer este análisis mes con mes para mantener vigente la información y la organización.
Gestión y nombramiento de carpetas.
Tener carpetas con una estructura estandarizada nos ayudará a tener un sentido de orden y será más fácil encontrar lo que buscamos. Es recomendable numerar las carpetas ya sea por etapa o por orden de actividad y dentro colocar otras carpetas con las actividades específicas o entregables. Es importante que al numerar las carpetas comencemos por el 01, 02 y así consecutivamente.
Gestión y nombramiento de archivos.
Así como en las carpetas, el nombre de los documentos debe tener una estructura que cualquier miembro del equipo pueda entender. Nosotros comenzamos identificando si es un documento referente a nosotros o a un proyecto con cliente para después utilizar la siguiente fórmula: Cliente_Proyecto_Nombre del archivo_ Versión.
Control de entregables.
Generar una tabla de control de entregables ayuda a tener claridad de quién es responsable y el estatus de ese documento. Esta tabla debe contener:
- El tipo de entregable
- Nombre del archivo
- Versión
- Fecha de entrega
- Responsable
- Estatus.
- Incluso puedes añadir un espacio para colocar el link a la ubicación del archivo si lo vas a compartir por SharePoint.
Organizar documentos puede parecer abrumador, pero con pequeños cambios, puedes transformar el caos en orden. Aprovecha nuestros consejos y haz que tu vida sea más fluida y productiva.
¡Es hora de simplificar la gestión documental y conquistar el desorden!