Tips para organizar tus archivos-11

Tips prácticos para organizar tus archivos.

¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de documentos en tu vida personal o laboral? La falta de organización de documentos puede llevar al caos, afectando tu productividad y generando estrés. Esta situación no solo obstaculiza tu eficiencia, sino que también consume tiempo valioso. Además, el estrés de no poder localizar documentos importantes puede generar dificultades innecesarias en tu día a día.

¿Te imaginas un espacio organizado donde cada documento tiene su lugar?  Con estos tips, experimentarás una transformación notable. Encontrarás lo que necesitas en un instante, eliminando la incertidumbre y mejorando tu eficiencia en el trabajo. La organización te permitirá enfocarte en lo importante, sin luchar contra el desorden.

OneDrive para mis documentos, Teams para los documentos del equipo.
Es importante entender la diferencia entre estas dos herramientas, ya que una permite almacenar y compartir los documentos que uso y genero de manera individual sólo para mí, mientras que, en Teams puedo crear y almacenar información que involucra a todo mi equipo.

Organiza tu pasado y tu presente.
Debo confesar que era de las personas que el escritorio de la computadora lo tenía abarrotado de carpetas y documentos hasta que una compañera me dio un tip infalible. Organizar la información en sólo dos carpetas: Presente y Pasado. En la carpeta de presente guardar el proyecto más reciente o todo lo que se ha ocupado en el último mes. Todo lo demás se puede colocar en la carpeta de pasado. Cabe mencionar que es importante hacer este análisis mes con mes para mantener vigente la información y la organización.

Gestión y nombramiento de carpetas.
Tener carpetas con una estructura estandarizada nos ayudará a tener un sentido de orden y será más fácil encontrar lo que buscamos. Es recomendable numerar las carpetas ya sea por etapa o por orden de actividad y dentro colocar otras carpetas con las actividades específicas o entregables. Es importante que al numerar las carpetas comencemos por el 01, 02 y así consecutivamente.

Gestión y nombramiento de archivos.
Así como en las carpetas, el nombre de los documentos debe tener una estructura que cualquier miembro del equipo pueda entender. Nosotros comenzamos identificando si es un documento referente a nosotros o a un proyecto con cliente para después utilizar la siguiente fórmula: Cliente_Proyecto_Nombre del archivo_ Versión.

Control de entregables.
Generar una tabla de control de entregables ayuda a tener claridad de quién es responsable y el estatus de ese documento. Esta tabla debe contener:

  • El tipo de entregable
  • Nombre del archivo
  • Versión
  • Fecha de entrega
  • Responsable
  • Estatus.
  • Incluso puedes añadir un espacio para colocar el link a la ubicación del archivo si lo vas a compartir por SharePoint.

Organizar documentos puede parecer abrumador, pero con pequeños cambios, puedes transformar el caos en orden. Aprovecha nuestros consejos y haz que tu vida sea más fluida y productiva.

¡Es hora de simplificar la gestión documental y conquistar el desorden!

blog 5 octubre - confías en tu equipo-01

🤔¿Confías en tus compañeros de equipo? Descúbrelo aquí. 

Uno de los elementos más críticos para que se fomente el trabajo en equipo en las organizaciones es que exista confianza entre los miembros del mismo. A lo largo de estos años hemos podido trabajar con equipos en muchas organizaciones y lo primero que aprendimos es que existe un significado muy diverso del término. 

Estas son algunas de las interpretaciones que hemos encontrado: 

  • “Confianza es poder contar un secreto y que no se comparta con nadie más”.
  • “Confianza es que les pida que hagan algo y no me fallen”.
  • “Confianza es que me apoyen aun en mis errores”.
  • “Confianza es compartir cosas más allá del trabajo”.
  • “Confianza es contar con el apoyo en decisiones difíciles”. 

Encontramos que es normal contar con tantas acepciones del término, pues el mismo es aplicado en diferentes aspectos de la vida y no es lo mismo en cada caso: la confianza entre amigos es diferente que la practicada en un matrimonio o entre colegas. Dada esta gran variedad de interpretaciones, hoy queremos darte una guía para saber si la confianza está rota en tu equipo o área de trabajo.  

Los siguientes comportamientos son signos visibles de la ruptura de confianza en un equipo: 

🚨 Se actúa con precaución. En este caso, las personas prefieren quedarse calladas y no actuar, pues cualquier movimiento de una persona puede verse como un plan estratégico para derrocar los planes de alguien más. Frases como “es que, si propongo esa idea, seguro van a aplastarla” o “prefiero que ellos tomen sus decisiones y después veo” son signos típicos de esta situación. 

👤 Uso de caretas. “Te digo sí, pero no te digo cuando”, es una de las actitudes que demuestran este punto. En una reunión, nadie está en contra, pero terminando la reunión, todos están en desacuerdo. Se gasta tiempo valioso en hablar sobre los errores de los demás, y los temas no se discuten de frente. Hemos observado de manera directa reuniones de trabajo donde el presentador pregunta si hay alguna recomendación y se reciben comentarios de felicitación, y saliendo, el resto de los participantes hablan horrores de la persona con frases como “siempre quiere andar quedando bien” o “siempre nos quiere poner a trabajar, ¿Quién se cree?”.

🙊 Ocultamiento de información. Las personas prefieren cuidar sus silos de poder ocultando la información antes de usarla para colaborar con otros y lograr más. Hemos encontrado personas que niegan de manera categórica el acceso a través de excusas tan malas como “sólo yo le entiendo” o “esto sólo me toca a mí, para que te molesto con eso”. Lo único que hacen evidente es que están protegiendo de manera débil su trabajo. 

    📅 Agendas alternativas. Este es uno de los comportamientos más peligrosos en las organizaciones: las personas invierten tiempo productivo en crear planes alternativos que no son compartidos con el resto. Como ejemplo, en una empresa del ramo industrial con la cual trabajamos, el director de la planta estaba de acuerdo con las recomendaciones de sus compañeros en las reuniones, pero en la realidad, con el director general mostraba un plan de mejora que iba en contra de las mismas. El resultado era una lucha de poder muy costosa para toda la organización en términos de tiempo y recursos. 

    💔 Falla en compromisos. Aun con minutas y documentos de acuerdo, la falla en la entrega de compromisos es constante. Ante esta situación, una vez que se repite algunas veces, la confianza se derrumba, pues nadie cree en la palabra. Situaciones típicas como cadenas de correo interminables, generar evidencias de cada cosa entregada a través del correo y justificación continua de que se realizaron las actividades son típicas de este tipo de actitudes. 

      Te retamos a transformar tu equipo de trabajo aprendiendo los elementos básicos para construir uno.