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Te reto a tener un enero súper productivo. Lógralo con este plan.

En estos días la energía de los buenos deseos sigue todavía viva en nosotros. Las reuniones familiares, la convivencia con amigos, los viajes y los recesos están acompañados de momentos de reflexión sobre lo que se logró el período anterior y nos hacen reflexionar respecto a lo que queremos del año que está iniciando. 

Ahora, te reto a comenzar. Así como está demostrado que las primeras horas del día son las más productivas, y que la forma de iniciar tu día marca la forma de terminarlo, así mismo, los primeros días del año son determinantes para lograr lo que te has propuesto de este ciclo. 

Sé que 365 días o doce meses suenan a mucho, y también por eso decidimos iniciar lento, pero como siempre compartimos a los participantes de los seminarios de productividad que impartimos, “el tiempo es ahora, mañana no lo tenemos asegurado”

Para asegurar que estás listo para el resto del año, quiero compartir este pequeño plan que sólo te llevará algunas horas, pero rendirá frutos muy pronto. 

Semana 1: Escribe tus objetivos.

Te recomiendo que te enfoques en 3 o 4 objetivos profesionales / laborales y la misma cantidad de objetivos personales. Toda persona puede manejar entre 6 y 8 objetivos de manera simultánea sin ningún problema. No pongas todos tus objetivos relacionados a temas económicos, asegúrate de crecer profesionalmente y de fortalecer tu vida personal, social y tu salud.  

Recuerda que la mejor manera de escribir objetivos es utilizando la técnica SMART. 

Semana 2: Desarrolla el plan inicial para los 3 objetivos más importantes.

Con tus objetivos escritos, selecciona los tres más relevantes y diseña un plan, en otras palabras, describe en una lista los pasos y los recursos que necesitas para lograrlo. La forma más sencilla de hacerlo es que por cada objetivo tomes una hoja (o un documento en blanco en tu cuaderno digital favorito) y escribas ahí todo lo que te venga a la mente que sea necesario para lograr lo que te has propuesto. Después, toma un tiempo para ordenar las actividades y recursos. No es necesario que hagas un proyecto formal, pero si es importante que le dediques tiempo a esta actividad de manera consciente

Semana 3: Desarrolla el plan inicial para los objetivos restantes y comienza la ejecución. 

Esta semana comienza a ejecutar los pasos de los planes que desarrollaste la semana anterior y al mismo tiempo trabaja en los planes del resto de tus objetivos. Aquí comienza a hacerse realidad el dicho que nuestros amigos anglosajones tienen: “walk the talk”, es decir, trabaja lo que prometes. 

Semana 4: Diseña una manera de dar seguimiento 

Crea un pequeño tablero que te ayude a dar seguimiento a tu avance. Puede ser tan sencillo como una lista de objetivos y un conjunto de casillas que iras llenando conforme avanzas o tan complejo como un control de proyecto donde pongas el avance de cada actividad. Sin seguimiento, no tendrás forma de saber que tan cerca o lejos estás de tus logros. Adicionalmente, un semáforo siempre te ayudará a generar sentido de urgencia que puede ayudarte a encontrar motivación extra. 

Si tienes alguna duda de estos pasos, contáctanos en la sección de comentarios para que apoyemos a más personas que podrían tener la misma pregunta. 

¡TE RETO a lograr un enero más productivo! 

Tips para organizar tus archivos-11

Tips prácticos para organizar tus archivos.

¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de documentos en tu vida personal o laboral? La falta de organización de documentos puede llevar al caos, afectando tu productividad y generando estrés. Esta situación no solo obstaculiza tu eficiencia, sino que también consume tiempo valioso. Además, el estrés de no poder localizar documentos importantes puede generar dificultades innecesarias en tu día a día.

¿Te imaginas un espacio organizado donde cada documento tiene su lugar?  Con estos tips, experimentarás una transformación notable. Encontrarás lo que necesitas en un instante, eliminando la incertidumbre y mejorando tu eficiencia en el trabajo. La organización te permitirá enfocarte en lo importante, sin luchar contra el desorden.

OneDrive para mis documentos, Teams para los documentos del equipo.
Es importante entender la diferencia entre estas dos herramientas, ya que una permite almacenar y compartir los documentos que uso y genero de manera individual sólo para mí, mientras que, en Teams puedo crear y almacenar información que involucra a todo mi equipo.

Organiza tu pasado y tu presente.
Debo confesar que era de las personas que el escritorio de la computadora lo tenía abarrotado de carpetas y documentos hasta que una compañera me dio un tip infalible. Organizar la información en sólo dos carpetas: Presente y Pasado. En la carpeta de presente guardar el proyecto más reciente o todo lo que se ha ocupado en el último mes. Todo lo demás se puede colocar en la carpeta de pasado. Cabe mencionar que es importante hacer este análisis mes con mes para mantener vigente la información y la organización.

Gestión y nombramiento de carpetas.
Tener carpetas con una estructura estandarizada nos ayudará a tener un sentido de orden y será más fácil encontrar lo que buscamos. Es recomendable numerar las carpetas ya sea por etapa o por orden de actividad y dentro colocar otras carpetas con las actividades específicas o entregables. Es importante que al numerar las carpetas comencemos por el 01, 02 y así consecutivamente.

Gestión y nombramiento de archivos.
Así como en las carpetas, el nombre de los documentos debe tener una estructura que cualquier miembro del equipo pueda entender. Nosotros comenzamos identificando si es un documento referente a nosotros o a un proyecto con cliente para después utilizar la siguiente fórmula: Cliente_Proyecto_Nombre del archivo_ Versión.

Control de entregables.
Generar una tabla de control de entregables ayuda a tener claridad de quién es responsable y el estatus de ese documento. Esta tabla debe contener:

  • El tipo de entregable
  • Nombre del archivo
  • Versión
  • Fecha de entrega
  • Responsable
  • Estatus.
  • Incluso puedes añadir un espacio para colocar el link a la ubicación del archivo si lo vas a compartir por SharePoint.

Organizar documentos puede parecer abrumador, pero con pequeños cambios, puedes transformar el caos en orden. Aprovecha nuestros consejos y haz que tu vida sea más fluida y productiva.

¡Es hora de simplificar la gestión documental y conquistar el desorden!